Typische Anforderungen im kaufmännischen Umfeld

Im kaufmännischen Bereich ergeben sich heutzutage typische Problemstellungen wie unzureichende Kundenorientierung, mangelnde Nachvollziehbarkeit von Vorgängen, zu hohe Verwaltungskosten oder die Einhaltung rechtlicher Anforderungen.

Viele Unternehmer sind bereit diese Aufgaben anzugehen, jedoch fehlt es ihnen am richtigen Werkzeug. Ein Dokumenten-Management-System, kurz DMS, das die Informationslücke zwischen dem ERP-System und papierender Dokumente schließt, kann hier Abhilfe schaffen.

Warum ein DMS?
• Einfache Bedienung
• WINLine-Integration
• Niedrige Investitionskosten
• Niedrige laufende Kosten
• Hohe Flexibilität
• Automatische Belegarchivierung
• Intuitive Aktenfunktionalität
• Komfortable Suchfunktionen
• Automatische Versionskontrolle
• Workflow-Integration
• Webviewer
• Zukunftssicherheit

Warum Docuvita?

• Kundenbeziehungen verbessern Mitarbeiter sind dem Kunden gegenüber durch einen zentralen Informationszugang schneller auskunftsfähig.
• Arbeitsabläufe optimieren Dokumente stehen allen berechtigten Mitarbeitern direkt zur Verfügung, können effizienter verteilt, Änderungen schneller nachvollzogenund Mehrfachablagen vermieden werden.
• Verwaltungskosten reduzieren Zeitersparnis durch automatisierte Ablage und schnelleres Wiederfinden der Dokumente. Reduzierung von Aktenbergen, Druckkosten und Verwaltungsaufwänden.
• Gesetzliche Anforderungen einhalten Rechts- und Revisionssicherheit spielen eine bedeutende Rolle. Zwar reicht die Einführung eines DMS allein nicht aus, doch bildet sie die Basis um steuerrechtlich relevante Dokumente sicher zu archivieren.

Docuvita & WINLine - Ein starkes Team

Über eine spezielle Schnittstelle sind Docuvita (als DMS) und WINLine (als ERP-System) direkt miteinander verbunden. So ist es möglich Ausgangsbelege automatisiert zu archivieren und Eingangsbelege mit der FIBU und FAKT zu verknüpfen. Die Belege lassen sich direkt aus der WINLine in Docuvita anzeigen. Beschreibende Kontextinformationen zu den archivierten Dokumenten werden aus der WINLine-Datenbank gewonnen, ohne dass in Docuvita zusätzliche Stammdaten gepflegt werden müssen.

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