Die Office Profis

„Mit der langjährigen Erfahrung des mesonic-Partners S&S haben wir dieses herausfordernde Projekt gemeistert. Wir hatten jederzeit das Gefühl, gut betreut zu sein und verstanden zu werden. Nun freuen wir uns darauf, gemeinsam die nächsten Aufgaben anzugehen.“
Patrick Vogel – Geschäftsführer der Klaus Vogel Bürotechnik GmbH

Anforderungen & Zielsetzung

Ziel bei der Einführung einer neuen ERP-Lösung war – neben der Modernisierung und der Vereinfachung der Arbeitsprozesse – insbesondere die Automatisierung administrativer Aufgaben.
Hierzu zählen sowohl die regelmäßigen Abrechnungen von Pauschalen (für Miete, Service, etc.) für die Zählerstandsabrechnungen der Kundensysteme als auch das Einlesen der dafür notwendigen Zählerstände der von den Kunden eingesetzten Bürosysteme, z. B. Drucker, Kopierer oder Multifunktionssysteme, in die WinLine.

Zudem lag der Fokus auf einer Verbesserung der Datenauswertung. Die im ERP-System vorhandenen Daten sollten individuell zusammenstellbar und aus verschiedenen Blickwinkeln auszuwerten sein.
Um zukünftig noch schneller und flexibler reagieren zu können sollten darüber hinaus die Mitarbeiter im Vertrieb und im Service von unterwegs über mobile Geräte arbeiten können.
So fiel die Wahl schließlich auf die WinLine von mesonic und den betreuenden Fachhandelspartner S&S. Durch die Branchenunabhängigkeit und die Flexibilität der WinLine ist das Handelsunternehmen auch bei eventuellen Geschäftsveränderungen in der Zukunft gut aufgestellt. Das Komplettpaket von Warenwirtschaft, Buchhaltung und CRM gewährt zudem jederzeitig den Gesamtüberblick über alle Geschäftsbereiche.

Projektablauf

Nach der Erstpräsentation der Software und Besprechung der Anforderungen erfolgte eine detaillierte Folgepräsentation auf Basis der besprochenen Anforderungen durch den mesonic-Fachhandelspartner S&S.
Im weiteren Projektverlauf fanden Workshops zur Erarbeitung der Detailanforderungen statt. Mit wechselnden Teilnehmern wurde dafür Sorge getragen, dass alle Anforderungen aus den verschiedenen Abteilungen (Vertrieb, Vertriebsinnendienst, Logistik, Helpdesk, Support) erfüllt werden.
Im ersten Schritt erfolgte das Go-Live zum 01.01.2019 mit der Finanzbuchhaltung. Das Gesamtsystem wurde zum 01.04.2019 migriert und ist seitdem im Echtbetrieb.

Herausforderungen im Projekt

Mit der Datenübernahme aus dem Altsystem in die WinLine musste die erste Hürde genommen werden. Da auch die Arbeitsabläufe mit dem neuen System optimiert werden sollten, konnten die Daten nicht 1:1 weiterverwendet werden.
Zunächst war daher eine Umstellung der Altsystem-Daten erforderlich, um die neuen Abrechnungsmöglichkeiten in der WinLine vollständig ausschöpfen zu können. Dazu mussten Belege, die am Monatsbeginn für die Pauschalen erstellt werden, von Belegen, die am Monatsende für die Verbrauchsabrechnungen erzeugt werden, getrennt werden.
Eine Herausforderung war zudem die Abbildung der verschiedenen Abrechnungsmodalitäten und Vertragskonstellationen. Klick- und Leasingverträge mussten ebenso in der WinLine-Software abgebildet werden, wie die Verwaltung von Zählerständen oder die vom Kunden genutzten Maschinen.
Außerdem sollten bei einer Vertragserfassung die Daten möglichst nur einmal eingegeben werden und nicht wie zuvor, mehrfach an verschiedenen Stellen erfasst werden müssen.
Darüber hinaus sollten diese Informationen auch automatisch im Kundenkonto hinterlegt werden, um damit jederzeit auch mobil von den Mitarbeitern abrufbar zu sein.
Durch regelmäßige Projektbesprechungen sowie eine enge Kommunikation und Zusammenarbeit mit dem mesonic-Partner S&S konnte aber auch diese Aufgabe mit Unterstützung des WinLine CRM-Systems Stück für Stück gelöst werden.

Projekterfolg

Administrative Aufgaben, z. B. die Erstellung von Abrechnungen, wurden durch ihre Automatisierung vereinfacht und gehen damit schneller von der Hand.
Die flexiblen Datenauswertungsmöglichkeiten, die die WinLine bereits im Standard bietet, sind für das Unternehmen ein richtiges Highlight. Besonders die Exportmöglichkeit nahezu jeder Auswertung in Microsoft Excel wird sehr geschätzt.
Die Möglichkeit des mobilen Arbeitens sorgt zudem für mehr Flexibilität und schnelleres Handeln für die Mitarbeiter im Vertrieb und im Service.

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